Планирование в проекте
Целевая установка структурирования проекта состоит в том, чтобы все участники проекта получили представление о его комплексности, своих рабочих пакетах, требуемом для их выполнения времени, а также об ответственности за выполняемые задания. При составлении структурного плана проекта преследуются следующие цели:
- Представить проект в целом;
- Выявить неопределенные места;
- Отделить друг от друга задания (частные задания и рабочие пакеты);
- Наглядно представить проект;
- Добиться общего понимания проекта всеми его участниками;
- Обеспечить основу для дальнейшего планирования.
Структурный план проекта часто можно представить графически в виде блок-схемы.
Согласно DIN 69901 структурный план проекта (СПП) - это «отображение его проектной структуры. Оно может происходить по следующим принципам:
- построения (организационная структура);
- последовательности выполнения проекта (процессная структура предприятия);
- основных условий (субструктура);
- по другим принципам (смешанные формы)».
Обратившись выше к немецким стандартам планирования, отметим, что в немецкой экономике предприятия принято выделять «организационную структуру», или совокупность формальных отношений в организации (прежде всего, отношений власти, принятия решений и др.), и «структуру процессов», определяющую взаимодействие участников организации в процессе ее функционирования.
Иерархическая структура проекта складывается из частных заданий и рабочих пакетов.
Частное задание - это «часть проекта, коорая может подлежать дальнейшему делению в структурном плане проекта» (DIN 69901).
Рабочий пакет - это «часть проекта, которая не подлежит дальнейшему делению в структурном плане проекта и может находиться на любом структурном уровне» (DIN 69901). []
Принципы построения структурных планов проектов могут быть различными. На предприятиях часто существуют стандартные структурные планы, которыми можно пользоваться. На практике применяются четыре разновидности структурных планов:
- объектно-ориентированный,
- функционально-ориентированный,
- фазово-ориентированный,
- смешанно-ориентированный.
Объектно-ориентированный структурный план - это «структурный план, ориентированный на результат или на продукт». На блок-схеме изображаются объекты, компоненты, конструктивные элементы и т.д.
Функционально-ориентированный структурный план проекта составляется на основе технологических операций, то есть их выполнения, например, планирования, принятия решений, контроля, проектирования, конструирования, производства и т.д.
Фазово-ориентированный структурный план ориентируется на выбранную модель этапов проекта. Таким образом, он косвенно отображает ход проекта во времени.
Смешанно-ориентированный структурный план проекта объединяет несколько структурных принципов, например, фазово-ориентированный и объектно-ориентированный.
Реализация структурного плана происходит через рабочие пакеты. Они являются рабочими заданиями для членов проектной команды. Каждый рабочий пакет должен быть четко отделен от остальных рабочих пакетов. []
Рабочий пакет содержит следующую информацию:
- краткое описание поставленной задачи;
- ожидаемые после завершения рабочего пакета результаты;
- ответственные за рабочие пакеты;
- точки пересечения с другими рабочими пакетами или проектами;
- действия и сроки;
- затрата времени (в днях или часах), необходимого для выполнения рабочего пакета;
- расходы на персонал, машины, оборудование и материалы, необходимые для этого рабочего пакета;
- подпись ответственного руководителя проекта и ответственного за рабочий пакет.
Чтобы идентифицировать рабочие пакеты, необходимо присвоить им кодовые номера. Так можно правильно распределить результаты работы, протоколы, схемы и т.д. и убедиться, что ничего не забыто.
Следующим важным аспектом является планирование процессов. Структурные планы проектов не дают информации о том, в какой последовательности нужно выполнять задачи и в какие сроки. Задача команды проекта заключается в том, чтобы выстроить задачи в логической последовательности и установить их продолжительность и сроки.
Необходимо определить, какие задачи зависят друг от друга или могут выполняться параллельно, а также отдельные сроки или установить фиксированные сроки (например, на основе выделения таких ключевых событий, как приемка продукции и т.д.).
Отдельные задачи могут находиться в следующей связи друг с другом:
- Нормальная последовательность, или связь конец-начало: процесс Б может только тогда начинаться, когда закончится процесс А.
- Начальная последовательность, или связь начало-начало: процесс Б начинается, когда начался процесс А.
- Конечная последовательность, или связь конец-конец: процесс Б заканчивается, когда заканчивается процесс А.
- Скачкообразная последовательность, или связь начало-конец: процесс Б заканчивается, когда начинается процесс А.
Установление связей между процессами, по возможности, должно проходить в команде, например, во время рабочего совещания перед началом проекта. План последовательности процессов можно изобразить в виде сетевого графика.
После оценки продолжительности отдельных процессов необходимо произвести календарное планирование. При календарном планировании следует учесть следующие компоненты:
- дни отпусков, скользящий график работы и другие свободные дни (выходные и праздничные дни),
- перерыв в зимнее время (например, в строительном бизнесе),
- наличие сотрудников.
Важным элементом планирования является планирование ключевых событий. Ключевое событие - это «элемент общего процесса, описывающий переход к определенному состоянию» (DIN 69900). []
Собственно продолжительность такого события равна нулю. Необходимо документировать в плане ключевых событий важнейшие события, искажение которых может отрицательно сказаться на проектном плане. В то же время важно определить, какие результаты (определенное состояние) ожидаются при наступлении этого события. События также могут указываться заказчиком, например момент окончания проекта. Другими важными событиями являются, например:
- окончание/начало проектной фазы,
- даты приемки и прочие сроки клиента/заказчика,
- контрольные сроки,
- решения,
- запуск проекта,
- сдача проекта.
Чтобы получить графический поэтапный план, все этапы календарного плана «профильтровываются» и изображаются отдельно. За счёт этого руководство проекта может целенаправленно распознать возможные отклонения от проекта и своевременно принять меры (см. Пайпе 2005: 77-98).