Ролевой состав команды проекта
После определения вида проекта и стратегии его реализации, которая, как мы могли заметить в предыдущем разделе, обуславливает её тактику, необходимо сформировать проектную команду. Члены команды в проектах обычно имеют свои зоны ответственности и выполняют определённые роли. В небольших проектах один и тот же человек может выполнять одновременно несколько ролей, в больших проектах роли обычно разделены, поскольку зачастую являются конфликтными по своей сути (www.dataart.ru).
Итак, в команде участников проекта существуют различные требования к распределению ролей.
Зачастую роли и функции в команде к началу проекта не определены или только начинают определяться. Для успешного проведения проекта и позитивного развития команды важно, чтобы роли в проекте были распределены и описаны заранее. Вот некоторые роли, которые присутствуют в любом проекте:
- руководитель проекта;
- финансист-контролер проекта;
- заказчик проекта;
- член команды проекта;
- команда экспертов (экспертная комиссия);
- управляющий комитет (комиссия по управлению).
У каждого из них своя задача и сфера ответственности в проекте. Если своевременно определить, какая роль и какие задачи у руководителя проекта, а какие - у членов команды или у других инстанций в проекте, например у комиссии по управлению или у финансиста-контролера, то можно уже до начала проекта предотвратить возникновение проблем, связанных с неопределенностью иерархии. []
Проекты в последнее время становятся комплексными. Поэтому требования к руководителю проекта увеличиваются. Для него недостаточно только профессиональных знаний, он должен знать еще и задачи руководителя, а также владеть соответствующими навыками. Руководитель проекта - не кто иной, как «временный менеджер».
Задачей руководителя проекта является определение целей проекта или их согласование с командой. Он должен убедиться, что все члены команды поняли цели проекта и могут их реализовать.
После установления целей он должен приступить к планированию проекта, при этом ему необходимо знать и уметь применять соответствующие методы.
Он должен иметь возможность и желание принимать решения, даже если они иной раз неприятны как ему, так и членам команды.
Он должен распределять предстоящие задания между членами команды, контролировать их выполнение, а при отклонениях от проекта принимать соответствующие меры, при необходимости, изменяющие также и цели проекта.
Наряду с задачами менеджмента основополагающим моментом является наличие социальной компетенции, которая становится все более важной для успешной реализации проекта. Руководитель проекта должен быть коммуникабельным, гибким и способным к сопереживанию. []
Перечень требований подразделяется на четыре категории компетентности:
- Профессиональная компетентность определяет основные условия, которые должен выполнять руководитель проекта. Обычно предполагается, что он обладает соответствующими профессиональными знаниями.
- Предполагается, что руководитель проекта знаком с методами и инструментами проектного менеджмента и знает, когда их надо применять.
- Кроме того, он должен знать основы руководства проектами.
- Он должен быть способен работать в команде и уметь общаться с коллегами.
В зависимости от проекта предприятия и, исходя из личного перечня требований к руководителю проекта, задачи могут различаться. Их круг зависит также от размеров и вида проекта. Если, к примеру, ведётся работа над проектом, в котором занят только один человек, вряд ли придется вести собрания или распределять задания.
Будучи руководителем проекта, необходимо знать и уметь пользоваться инструментами управления. Во время работы над проектами компетентности руководителя уделяется все большее значение. Руководить - значит целенаправленно вли?ять на сотрудников предприятия или команду проекта для осуществления целей предприятия или проекта. Цель состоит в достижении результата, его сохранении и преумножении. Чтобы добиться этого, используются различные инструменты управления:
- информирование,
- мотивация, поощрение, требования,
- регулирование конфликтов,
- организация и инструктирование,
- контроль, наблюдение и управление.
Информирование и межличностная коммуникация - крайне важные инструменты в проекте. К сожалению, к коммуникации часто относятся пренебрежительно. Причиной, якобы, является проблема нехватки времени.
Часто случается, что члены команды проекта разочаровываются в нем, потому что недостаточно осведомлены о проекте и поставленная цель кажется им недостижимой. В такой ситуации может помочь похвала или указание на то, что уже достигнуто, чтобы вновь заинтересовать сотрудников. Существуют и другие возможности для мотивации:
- использовать денежные стимулы;
- создать условия для личного совершенствования сотрудников при выполнении ими задачи проекта;
- не завышать, но и не занижать степень сложности задачи проекта;
- создать условия для контакта и коммуникации с другими сотрудниками проекта;
- соединить задачу проекта с ответственностью и правом принятия решения;
- сделать задачи проекта разнообразными;
- предоставить сотруднику на его рабочем месте необходимые средства труда и вспомогательные средства;
- ознакомить сотрудников проекта с проектным менеджментом и использованием его методов.
Руководитель проекта должен также уметь урегулировать конфликты или обходить их (Пайпе 2005: 27-33).
Внутри команды должны быть определены формальные роли ее участников. Они должны знать, что именно от них ожидают и какие надежды на них возлагаются. Это требуется определить еще на этапе составления плана, иначе не избежать конфликтов и недоразумений. []
Сотрудники проекта отвечают за правильное выполнение частных заданий и рабочих пакетов. Они информируют руководителя проекта о состоянии выполнения своих задач и своевременно указывают на возникшие проблемы или препятствия. При возникновении отклонений от плана они предлагают соответствующие корректирующие меры и реализуют их по согласованию с руководителем проекта (Пайпе 2005: 39).
Таким образом, правильное распределение ролей в проекте и установление за каждой из них чётко закреплённых задач и обязанностей обеспечивают проекту уверенное начало. Однако ещё одним необходимым условием для этого является наличие проработанного плана и структуры проекта.